Spracúvanie osobných údajov
Účinné od 23.09.2026
V tomto dokumente vysvetľujeme, aké osobné údaje sa v službe Dochádzky.sk (ďalej len „Služba“) spracúvajú, prečo, ako dlho, komu ich poskytujeme a aké práva máte. Informácie poskytujeme podľa čl. 13 a 14 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (ďalej len „GDPR“) a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.
1. Kto sme a ako nás kontaktovať
- [doplňte obchodné meno]
- Sídlo: [doplňte sídlo]
- IČO: [doplňte IČO]
- Zápis: [doplňte zápis v obchodnom registri]
- Kontakt vo veciach ochrany osobných údajov: osobneudaje@dochadzky.sk
(ďalej len „Poskytovateľ“, „my“).
2. V akej úlohe údaje spracúvame
Podľa toho, o aké údaje ide, vystupujeme v jednej z dvoch úloh:
- Ako sprostredkovateľ – pri údajoch, ktoré do Služby zadáva firma, ktorá si Službu objednala (zamestnávateľ, ďalej len „Objednávateľ“), a jej používatelia: údaje o zamestnancoch, dochádzke, neprítomnostiach, mzdových sadzbách a pod. Prevádzkovateľom je Objednávateľ – on určuje, aké údaje o svojich zamestnancoch vedie a na aký účel. My ich spracúvame len podľa jeho pokynov a podmienok spracúvania, ktoré sú prílohou obchodných podmienok. Tejto časti sa týka článok 3.
- Ako prevádzkovateľ – pri údajoch, ktoré potrebujeme na vlastné účely: uzatvorenie a plnenie zmluvy s Objednávateľom, fakturáciu, správu účtov partnerov, bezpečnosť Služby a vybavovanie podnetov. Tejto časti sa týka článok 4.
3. Údaje v pracovnom priestore firmy (sme sprostredkovateľ)
3.1 Koho sa údaje týkajú
Zamestnancov Objednávateľa v pracovnom pomere a osôb pracujúcich na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, ako aj konateľov, personalistov a ďalších používateľov, ktorým Objednávateľ zriadil prístup.
3.2 Aké údaje sa spracúvajú
Rozsah závisí od toho, ktoré polia a funkcie Objednávateľ využíva.
| Kategória | Údaje |
|---|---|
| Identifikačné a kontaktné údaje | meno, priezvisko, tituly, e-mail, telefón, adresa trvalého pobytu, rodné číslo (ak ho Objednávateľ vyplní) |
| Pracovnoprávne údaje | druh pracovného vzťahu, dátum nástupu a skončenia, úväzok, pracovná pozícia, funkcia a oprávnenia v Službe, prevádzka, pracovný rozvrh |
| Mzdové údaje | hodinová sadzba, mesačná mzda a z nich vypočítané podklady pre mzdy |
| Evidencia pracovného času | dátum, začiatok a koniec práce, prestávky, poznámky k dňu a mesiacu, žiadosti o opravu dochádzky a ich dôvod, mesačná uzávierka vrátane vlastnoručného podpisu zamestnanca zachyteného na obrazovke |
| Neprítomnosti | druh neprítomnosti (dovolenka, náhradné voľno a pod.), termín, dôvod, stav schválenia a kto o žiadosti rozhodol |
| Údaje o zdraví (osobitná kategória, čl. 9 GDPR) | skutočnosť, že zamestnanec bol práceneschopný alebo navštívil lekára, v prípade návštevy lekára aj dôvod a meno lekára |
| Poloha zariadenia (len ak ju Objednávateľ zapne) | GPS súradnice zariadenia v okamihu zaznamenania príchodu alebo odchodu, čas záznamu, najbližšia firemná lokalita a adresa dohľadaná zo súradníc, ak poloha nezodpovedá žiadnej lokalite |
| Prihlasovacie údaje | prihlasovací e-mail a heslo (uložené výlučne v zabezpečenej, nečitateľnej podobe) |
Poloha sa nesleduje priebežne. Zaznamenáva sa iba v okamihu, keď zamestnanec sám klikne na príchod alebo odchod, a iba ak má Objednávateľ túto funkciu zapnutú pre danú firmu aj daného zamestnanca. Ak ju zamestnanec v prehliadači nepovolí, záznam príchodu alebo odchodu sa uloží bez polohy.
3.3 Na aký účel a na akom právnom základe
Účel a právny základ určuje Objednávateľ ako prevádzkovateľ. Typicky ide o:
- vedenie evidencie pracovného času podľa § 99 zákona č. 311/2001 Z. z. (Zákonník práce) a prípravu podkladov pre mzdy, daňové a odvodové povinnosti – plnenie zákonnej povinnosti (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR);
- plnenie pracovnej zmluvy alebo dohody (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR);
- údaje o práceneschopnosti a návštevách lekára – plnenie povinností v oblasti pracovného práva (čl. 9 ods. 2 písm. b) GDPR v spojení s § 141 Zákonníka práce);
- zaznamenanie polohy pri príchode a odchode – oprávnený záujem zamestnávateľa na overení miesta výkonu práce (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR), pričom zamestnávateľ musí splniť povinnosti podľa § 13 ods. 4 Zákonníka práce (vopred prerokovať kontrolný mechanizmus so zástupcami zamestnancov a informovať zamestnancov o jeho rozsahu, spôsobe a trvaní).
Povinnosť informovať zamestnancov o spracúvaní ich údajov (čl. 13 GDPR) má Objednávateľ. Tento dokument mu v tom pomáha, no nenahrádza jeho vlastné informovanie zamestnancov.
3.4 Kto má k údajom prístup
- používatelia Objednávateľa podľa oprávnení, ktoré im Objednávateľ pridelí (napr. konateľ, personalista);
- zamestnanec vidí vlastné údaje; ak mu to Objednávateľ povolí, aj schválené neprítomnosti kolegov (meno a označenie „Dovolenka“ alebo „Iný typ voľna“ – bez skutočného dôvodu, napr. práceneschopnosti) v kalendári;
- ak Objednávateľ využíva Službu prostredníctvom partnera (napr. účtovnej alebo mzdovej kancelárie), má partner k pracovnému priestoru Objednávateľa plný prístup; ak partner spravuje viac firiem a zapne medzi nimi zdieľanie neprítomností, vidia používatelia týchto firiem navzájom mená a schválené neprítomnosti v rovnakom obmedzenom rozsahu;
- my – iba v rozsahu nevyhnutnom na prevádzku, podporu a riešenie problémov;
- naši sprostredkovatelia uvedení v článku 5.
3.5 Ako dlho údaje uchovávame
Počas trvania zmluvy s Objednávateľom; o vymazaní jednotlivých záznamov počas trvania zmluvy rozhoduje Objednávateľ. Po skončení zmluvy Objednávateľovi na požiadanie sprístupníme export údajov a údaje pracovného priestoru vymažeme najneskôr do 90 dní od skončenia zmluvy. Zo záloh sa vymažú v rámci ich bežného cyklu. Lehoty, počas ktorých je zamestnávateľ povinný uchovávať evidenciu pracovného času či mzdové podklady, zabezpečuje Objednávateľ vo vlastných systémoch – napríklad z exportov zo Služby.
3.6 Ako uplatniť práva
Ak ste zamestnanec a chcete uplatniť svoje práva (napr. prístup k údajom alebo ich opravu), obráťte sa prosím na svojho zamestnávateľa – ten o vašich údajoch rozhoduje. Ak žiadosť pošlete nám, bez zbytočného odkladu ju postúpime zamestnávateľovi a pomôžeme mu ju vybaviť.
4. Údaje, ktoré spracúvame na vlastné účely (sme prevádzkovateľ)
| Účel | Údaje | Právny základ | Doba uchovávania |
|---|---|---|---|
| Uzatvorenie a plnenie zmluvy s Objednávateľom, komunikácia | meno, e-mail, telefón a funkcia kontaktných osôb Objednávateľa; e-mailové adresy na zasielanie upozornení; záznam o prijatí obchodných podmienok (kto za firmu súhlasil, kedy a s ktorým znením) | oprávnený záujem na komunikácii s Objednávateľom – právnickou osobou (čl. 6 ods. 1 písm. f)); pri živnostníkovi plnenie zmluvy (písm. b)) | počas trvania zmluvy a 4 roky po jej skončení (premlčacia doba podľa Obchodného zákonníka) |
| Fakturácia a účtovníctvo | obchodné meno, sídlo, IČO, DIČ, IČ DPH, fakturované sumy a platby | zákonná povinnosť (čl. 6 ods. 1 písm. c)) podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH | 10 rokov od konca roka, ktorého sa doklad týka |
| Účty partnerov a správcov Služby | meno, e-mail, heslo (v nečitateľnej podobe), údaje dvojfaktorového overenia, ak si ho používateľ zapne | plnenie zmluvy (písm. b)), resp. oprávnený záujem na správe prístupov (písm. f)) | počas existencie účtu |
| Bezpečnosť Služby – ochrana pred neoprávneným prístupom a zneužitím | záznamy o pokusoch o prihlásenie (zadaný e-mail, IP adresa, identifikácia prehliadača, čas, úspešnosť), údaje o prihlásenej relácii | oprávnený záujem na zabezpečení Služby a údajov Objednávateľov (písm. f)) | záznamy o prihlásení 12 mesiacov; relácia do odhlásenia alebo vypršania |
| Vybavenie podnetov a nahlásených problémov | text podnetu, meno, e-mail, firma, druh pracovného vzťahu a režim zápisu dochádzky, IP adresa a identifikácia prehliadača | oprávnený záujem na vybavení podnetu a zlepšovaní Služby (písm. f)) | 24 mesiacov od odoslania |
| Technická podpora e-mailom | údaje, ktoré nám v správe pošlete | plnenie zmluvy, resp. oprávnený záujem (písm. b), f)) | počas vybavovania a následne najviac 2 roky |
Pri spracúvaní na základe oprávneného záujmu sme posúdili, že náš záujem neprevažuje nad vašimi právami – spracúvame len údaje nevyhnutné na daný účel a len po nevyhnutnú dobu.
Poskytnutie údajov na účely zmluvy a fakturácie je zmluvnou, resp. zákonnou požiadavkou; bez nich nemôžeme Službu poskytovať. Údaje pri bezpečnostných záznamoch sa zaznamenávajú automaticky.
5. Komu údaje poskytujeme (sprostredkovatelia)
Na prevádzku Služby využívame týchto poskytovateľov. So všetkými máme uzavreté podmienky spracúvania osobných údajov podľa čl. 28 GDPR.
| Poskytovateľ | Činnosť | Miesto spracúvania |
|---|---|---|
| WebSupport s.r.o., Bratislava | hosting aplikácie a databázy, zálohy | Slovensko (EÚ) |
| Resend, Inc. | doručovanie e-mailov zo Služby (pozvánky a notifikácie – výkazy dochádzky sa e-mailom neposielajú, sťahujú sa po prihlásení) | USA – prenos na základe rámca ochrany údajov EÚ – USA (Data Privacy Framework) |
| Cloudflare, Inc. | ochrana prihlasovacích formulárov pred automatizovanými útokmi (Turnstile) – IP adresa a technické údaje o prehliadači | USA – prenos na základe rámca Data Privacy Framework |
| OpenStreetMap Foundation | mapové podklady a vyhľadávanie adries pri nastavovaní lokalít; dohľadanie adresy zo súradníc zaznamenaných pri príchode/odchode (odovzdávajú sa iba súradnice, bez mena zamestnanca) | Spojené kráľovstvo – krajina s rozhodnutím Európskej komisie o primeranosti |
| BunnyWay d.o.o. (bunny.net), jsDelivr, cdnjs | doručovanie písma a knižníc (mapa, podpis) do prehliadača – spracúva sa IP adresa a technické údaje o prehliadači | EÚ, resp. globálna sieť s ochranou podľa GDPR |
Údaje tiež môžeme poskytnúť orgánom verejnej moci, ak to vyžaduje zákon (napr. súdy, orgány činné v trestnom konaní), a nášmu účtovníkovi alebo audítorovi v rozsahu fakturačných údajov. Osobné údaje nepredávame a neposkytujeme ich na marketingové účely.
6. Prenos do tretích krajín
Údaje pracovného priestoru ukladáme v Slovenskej republike. Do tretích krajín sa údaje dostávajú iba prostredníctvom sprostredkovateľov uvedených v článku 5 – do USA na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti pre rámec EÚ – USA pre ochranu údajov (Data Privacy Framework) a do Spojeného kráľovstva na základe rozhodnutia o primeranosti. Obsah e-mailov odoslaných zo Služby uchováva poskytovateľ doručovania e-mailov v USA; e-maily preto neobsahujú prílohy s výkazmi dochádzky.
7. Automatizované rozhodovanie
Nerobíme automatizované rozhodovanie ani profilovanie s právnymi účinkami pre vás. Služba síce automaticky porovnáva polohu pri príchode s firemnými lokalitami a počíta odpracované hodiny či mzdové podklady, no ide o podklady pre zamestnávateľa, nie o rozhodnutia.
8. Vaše práva
Ako dotknutá osoba máte právo:
- na prístup k svojim osobným údajom (čl. 15 GDPR);
- na opravu nesprávnych alebo doplnenie neúplných údajov (čl. 16);
- na vymazanie, ak na spracúvanie už nie je dôvod (čl. 17);
- na obmedzenie spracúvania (čl. 18);
- na prenosnosť údajov, ktoré spracúvame na základe zmluvy automatizovanými prostriedkami (čl. 20);
- namietať proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu (čl. 21);
- podať návrh na začatie konania na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, dataprotection.gov.sk.
Žiadosti týkajúce sa údajov, pri ktorých sme prevádzkovateľom, posielajte na osobneudaje@dochadzky.sk. Vybavíme ich bezplatne, spravidla do jedného mesiaca. Pri údajoch v pracovnom priestore firmy postupujte podľa bodu 3.6.
9. Cookies
Služba používa iba nevyhnutné cookies a úložisko prehliadača potrebné na prihlásenie, bezpečnosť a základné nastavenia rozhrania. Analytické ani reklamné cookies nepoužívame. Podrobný zoznam nájdete na stránke Cookies.
10. Zabezpečenie
Prijímame primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov pred stratou, zneužitím a neoprávneným prístupom – vrátane šifrovaného prenosu, oddelenia údajov jednotlivých firiem, riadenia prístupových oprávnení podľa funkcie, ochrany prihlásenia a zaznamenávania prístupov. Konkrétne detaily bezpečnostných opatrení z bezpečnostných dôvodov nezverejňujeme; v potrebnom rozsahu ich poskytneme zmluvnému Objednávateľovi.
11. Zmeny tohto dokumentu
Dokument aktualizujeme pri zmene Služby, sprostredkovateľov alebo právnych predpisov. Aktuálne znenie je vždy dostupné na tejto stránke; o podstatných zmenách informujeme Objednávateľov e-mailom alebo v Službe.
Otázky k ochrane osobných údajov smerujte na osobneudaje@dochadzky.sk, technickú podporu na podpora@dochadzky.sk.